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8.Googleサービス利用のススメ(1)|薬剤師のインターネット活用術

8.Googleサービス利用のススメ(1)|薬剤師のインターネット活用術

2014年10月29日 (水) 07時00分配信 投稿日:14/10/29 07:00 icon_view 306view

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今回から2回にわたりGoogleが提供しているサービスを便利に利用する方法についてご紹介したいと思います。

1回目となる本記事ではGmailについて便利な機能をいくつかご紹介したいと思います。

Gmailはパソコン上のWebブラウザからだけでなくスマートフォンなど専用アプリからもアクセスする事が出来ます。薬局として患者さん向けに公開するメールアドレスにGmailを利用すると薬局内だけでなく夜間に自宅のパソコンやスマートフォンなどを利用して患者さんからの問合せなどに対応することも出来るようになります。


・ラベル機能

まず最初にご紹介する機能はラベル機能です。パソコン上のメールソフトでは受信フォルダの下にサブフォルダを作成してメールの内容や送信者ごとに整理を行なっていたと思いますがGmailではラベル機能がメールを整理する機能となります。

ラベルが付けられたメールはGmailを開いたブラウザ画面では左側に「受信トレイ」等表示されている部分(ラベルリスト)から選択することでリスト表示されます。ラベルリストにユーザが作成するラベルも表示され、メールにラベルを付けラベルリストからラベル名をクリックすることでそのラベルが付与されたメールがリスト表示されるようになります。ちなみに受信トレイもラベルの一つであり、このラベルを外すと受信トレイには表示されなくなります。

ではラベルを作成してみましょう。ラベルリストの最下部にある「新しいラベルを作成」という部分をクリックすると以下のようなウインドウが表示されます。



例として新しいラベル名に「仕事」と入力して作成ボタンを押してください。



先程作成した「仕事」ラベルがラベルリストに表示されていることがおわかり頂けることと思います。

続いては受信したメールにラベルを付けてみたいと思います。ラベルを付けたいメールを開いている状態でメール本文の上部に表示されているラベルマークをクリックすると以下のようなウインドウがポップアップします。



先程作成した「仕事」ラベルにチェックを入れて下部の適用をクリックするとこのメールにラベルが付けられます。画面左のラベルリストから「仕事」ラベルをクリックすると先程のメールがリスト表示されます。

Gmailではこのようにラベルを付与することでメールを整理することが出来ます。またあるラベルの中に複数のラベルをネストさせることも出来ますし、一つのメールに複数のラベルを付与することも出来ます。これらの機能を使ってご自身の利用法にあった分類方法を考えてみてください。


・自動振り分け機能

続いてご紹介する機能は自動振り分け機能です。Gmailでは最初に紹介したラベル機能を利用して振り分けを行うこととなります。



自動振り分けを行いたいメールを開いた状態で上図のように「その他」ボタンを押下し一番下にある「メールの自動振り分け設定」を選択してください。



すると上図のような振り分け条件を設定するフィルタ作成画面が表示されます。ここでは例としてココヤクからのメールを選択していたのでフィルタ条件として「From」にココヤクのメールアドレスが自動挿入されています。From以外にも件名に指定したキーワードが含まれるメールや含まれないメールを条件として指定することが出来ます。

今回はこのままの条件で右下にある「この検索条件でフィルタを作成」をクリックします。



すると上図のような先程の条件に一致したメールをどう操作するかの設定画面が表示されます。今回は「受信トレイをスキップ(アーカイブする)」と「ラベルを付ける」にチェックを入れ新たに「ココヤク」ラベルを作成して付与することとしました。

この設定によりフィルタ条件に一致したメールを受信した場合、受信トレイラベルは付与されずココヤクラベルだけが付与されてラベルリストから「ココヤク」をクリックした時だけこのメールが閲覧できるようになります。最下部にある「○件の一致するスレッドにもフィルタを適用する。」にチェックを入れておくと既に受信済みのメールについても同じ操作が行なわれます。

各製薬メーカからのDMなどについては上記のような振り分け機能を使ってメールを整理することで受信トレイには重要なメールだけが表示されるようになり見逃すことも減るのではないでしょうか。

ご紹介した機能以外にもGmailには様々な機能が提供されています。他のメールアドレスからのメールをGmailに集約したりGmailに届いたメールを他のメールアドレスに転送することも簡単に出来ます。詳しくは文末にあるGmailヘルプやWebで情報を検索してご参照ください。

Googleアカウントの作成

Gmailヘルプ


この記事について/著者:いのうえ しげゆき

 
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